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10條法則讓開會更有效率

Editor's Pick2018-06-15
情商是管理者成功的潛在因素,一名優秀的管理者除了要具備扎實的專業知識,還應深諳開會技巧。

1. 明確開會的目的
開會要做甚麼?解決甚麼問題?相信每一個管理者在開會前都會有深刻的認知。除了認知開會的結果,還要注意採取的會議形式。

2. 制定開會時間表
開會需要有一定計劃。對時間的安排可以進行討論和展示,而且可為每一部分設定大致的時限。時間表還可以不時地提醒管理者進行到了哪兒,下一步該如何把握或控制。

3..開會中學習
要想讓大家認真開會,必須要讓職工學會在開會中學習。如果學習場所偏離得較遠,而且持續時間較長,將有可能使你的參與者失望。如果不能在工作中運用所學到的方法,將無法衡量學習效果,而這恰恰是培訓成功與否最重要的指示劑。

4. 提供良好的開會氛圍
開會需要一個良好的會議氛圍,當大家都能儘快進入你設定的會議氛圍時,會議的進行會非常順利的。
1)尊重與會者;
2)適當提供茶水、筆紙等用品;
3)適當播放一些背景音樂、圖片、幻燈或影像資料;
4)提供一個安全、安靜、安心的會議場所;
5)適當安排休息。
5. 讓與會者積極參與
管理者可以通過眼神交流、適當邀請參會者發言、表揚與會者、給予發言或展示機會、給予目光或言語回饋等方式提高與會者參會的積極程度。

6. 應對不良表現
有時會有這樣的情形,有人看上去冷淡、不友好或者比較內向,管理者應主動干預。可以試圖:
1)接近他
2)讓他意識到你正在關注他
3)把注意力放在問題上,不要進行人身攻擊
4)傾聽他的任何抱怨
5)提供幫助,在你力所能及的範圍內

7
保持會議的權威
參會者對會議一般有很高的期望。所以,管理者需要周密部署會議進程,如果事情並不象計畫的那樣順利,你應試著略作調整:
1) 不要為任何不足道歉,你的參會者可能並沒有意識到那是一個問題。
2) 處理問題時要有自信。軟弱和缺乏果斷將會使參會者喪失對會議的信心。

8. 善於傾聽
會議不是一個人演講的舞臺。要注意:
1) 傾聽他們說甚麼和怎麼說
2) 觀察參與者的肢體語言,消極的態度通常表現為:
眼珠不停地轉動
極力避免眼神的交流
把胳膊和腿相互交叉
將胳膊折迭放在腦後,身體後傾
頻頻離開會場
3) 當你注意到一個問題,仔細聽清它所表達的含義,這樣你才能作完整地回答。運用以下技巧,你可以取得更佳的效果:
複述他們的問題,使你對問題的理解更充分,不要一味反駁。

9. 讓開會更輕鬆
管理者可以通過以下方式讓參會者保持輕鬆的心情:
1) 講一些合適的笑話
2) 自我解嘲
3) 用一些奇聞、軼事來解釋枯燥的理論
4) 進行一些簡短、有趣的遊戲

10. 總結回顧
在會議結束時,總結回顧一下開會的主要內容。可以通過如下方式進行:
管理者做一個簡短的總結,
2) 請參會者代表複述會議要求是甚麼。


資料來源:《商界管理之道 》
Photo:網路圖片
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